Seri Belajar Cara Belajar : Menelisik Lebih Jauh Bagan A3 Report
“The lean leader’s job is to develop people. If the worker hasn’t learned, the teacher hasn’t taught”
Beberapa saat yang lalu kita telah berkenalan secara singkat dengan A3 Report, salah satu dari sekian banyak metode problem solving yang berguna untuk membantu kita dalam menemukan akar permasalahan sekaligus solusinya secara terstruktur, logis dan tersistematis di tengah kebingungan yang mendera. Nah, kali ini kita akan menyelami lebih jauh tentang A3 Report dan masuk ke pembahasan teknisnya. Agar kita mudah memahami konsep ini, maka selanjutnya ditampilkan bagaimana wujud fisik dari A3 Report itu sendiri.
Banyak versi template A3 Report yang digunakan oleh para praktisi, namun secara umum semuanya memiliki kesamaan, yaitu pola pelaporan yang runtut dan terdiri dari tujuh atau delapan tahapan. Saya memilih menunjukkan template A3 Report seperti gambar di atas murni karena lebih terbiasa dengan format tersebut. Apabila nantinya teman-teman belajar dan mendalami A3 Report di artikel maupun pelatihan lain dan menemui format pelaporan yang tidak sama, maka tidak perlu khawatir. Nantinya, teman-teman bisa menggunakan template yang sesuai kenyamanan masing-masing. Bisa juga urutan dari tahap pertama hingga terakhir setiap format juga berbeda. Namun, asalkan konsep dasarnya sama, maka itu tidak menjadi masalah.
A3 Report pada umumnya terdiri dari delapan tahapan, yaitu perencanaan, pemilihan dan identifikasi masalah, penetapan target, analisa penyebab masalah, rencana perbaikan atau solusi sesuai akar dari penyebab masalah yang ditemukan, pelaksanaan aktual dari rencana perbaikan yang telah dibuat, evaluasi dan monitoring dampak dari perbaikan yang dilakukan, standardisasi serta perencanaan untuk langkah perbaikan selanjutnya. Saya akan membahas satu per satu dari setiap bagian A3 Report secara singkat agar teman-teman mempunyai gambaran awal tentang apa yang harus dikerjakan di setiap tahapan.
Tahap Pertama : Perencanaan, Pemilihan dan Identifikasi Masalah
Banyak sekali masalah yang kita hadapi sehari-hari baik di lingkup keluarga, sekolah, pekerjaan hingga urusan dengan diri sendiri. Jika kita memaksakan diri untuk memikirkan dan menyelesaikan semuanya sekaligus, maka yang muncul justru adalah kebingungan. Di dalam A3 Report, kita dilatih untuk menentukan prioritas perkara mana yang harus kita pilih dan dilakukan identifikasi sebelum akhirnya memutuskan untuk fokusmengerahkan pikiran serta tenaga untuk menemukan jalan keluarnya.
Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana cara agar kita bisa menentukan permasalahan seperti apa yang dianggap urgent dan didahulukan untuk diselesaikan? Sebenarnya, ada bermacam-macam cara, namun di sini yang akan digunakan adalah teknik pareto. Apa dan bagaimanakah prinsip pareto? Kita akan bahas di sesi khusus selanjutnya.
Tahap Kedua : Penetapan Target
Setelah tahapan identifikasi masalah menghasilkan rumusan utama atau main problem yang akan dihadapi, tindakan selanjutnya adalah menetapkan target sejauh apa kita ingin menyelesaikan permasalahan tersebut. Target tidak melulu berbicara tentang capaian 100 persen atau nilai A. Kita bisa memutuskan untuk cukup sampai pada level 90 atau 85 persen, tergantung dengan kebutuhan yang ingin digapai. Pada bagian ini, constrain atau batasan masalah harus dijelaskan alasan mengapa kita mencanangkan suatu target sekian di dalam laporan yang dibuat.
Tahap Ketiga : Analisa Penyebab Masalah
Bagi saya, tahap ketiga ini adalah bagian yang paling penting dari rangkaian proses pembuatan A3 Report. Mengapa demikian? Sebab, baik tidaknya analisa yang kita lakukan akan memengaruhi arah diskusi saat kegiatan brainstorming untuk mencari beberapa solusi dari sekian banyak jawaban dari permasalahan yang ada. Pemilihan solusi yang tidak tepat sasaran akan menghasilkan pengambilan keputusan yang tidak efektif. Tindakan yang kita kerjakan pada langkah perbaikan tidak akan berdampak signifikan terhadap penyelesaian masalah. Bisa jadi problem selesai dengan tidak tuntas, muncul berulang di kemudian hari atau paling buruk tidak terselesaikan sama sekali.
Kita akan belajar banyak mengenai cara untuk berpikir logis dan kritis pada saat melakukan analisa masalah. Metode yang digunakan adalah fishbone diagram atau diagram tulang ikan. Teknik penunjang agar analisa kita tajam saat mengiris persoalan adalah menggunakan 5 Why atau lebih dikenal dengan 5W. Apa itu fishbone diagram dan apa hubungannya dengan 5W? Kita akan bahas sesi seru ini nanti.
Tahap Keempat : Rencana Perbaikan
Pasca menemukan akar permasalahan dari hasil analisa penyebab yang kita lakukan, langkah selanjutnya adalah membuat daftar rencana perbaikan. Tujuan utama dari bagian ini adalah kita mampu mencarikan jalan keluar yang sesuai atau tepat guna terhadap akar masalah yang muncul.
Tahap Kelima : Pelaksanaan Perbaikan
Sesuai namanya, tahap ini merupakan implementasi aktual dari rencana perbaikan yang telah kita susun. Sederhananya, bagian ini adalah eksekusi dari wacana-wacana yang telah ada dengan tujuan dapat menyelesaikan masalah. Penjelasan pada poin kelima ini memang cukup mudah, tetapi praktek di lapangan bisa jadi tidak segampang itu. Kita nanti akan menemui bahwasanya terkadang ada gap antara teori dengan pelaksanaannya.
Tahap Keenam : Evaluasi Hasil Perbaikan
Ketika pelaksanaan perbaikan sudah dilakukan, kita perlu melakukan monitoring dan evaluasi untuk mengukur seberapa besar dampak yang dihasilkan oleh solusi yang dibuat untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Kita dapat menilai apakah rencana dan pelaksanaan perbaikan sudah selaras? Apakah jalan keluar yang diberikan benar-benar menyelesaikan masalah secara tuntas? Apakah ada potensi problem yang sama akan muncul kembali di masa depan? Kita bisa melakukan pengamatan serta penilaian di sepanjang tahapan ini.
Tahap Ketujuh : Standardisasi
Setelah evaluasi dan monitoring selesai dilakukan dengan hasil penilaian yang baik, maka hal yang perlu dilakukan selanjutnya adalah menetapkan standard atau pengondisian baru yang lebih baik. Saat kita berhasil memberikan solusi dari suatu permasalahan, tandanya hari ini kita berada satu level lebih baik daripada hari sebelumnya di mana masalah tersebut masih terjadi. Agar tidak kembali terperosok ke dalam perkara yang sama, kita perlu mencanangkan kebiasaan, pola, aturan atau kesepakatan baru merujuk kepada solusi yang telah ditemukan. Hal ini juga berfungsi agar menjaga supaya kita tidak terjebak dalam lingkaran setan di satu urusan yang itu-itu saja.
Tahap Delapan : Rencana Perbaikan Berikutnya
A3 Report disebut juga sebagai alat yang menunjang perbaikan berkelanjutan yang terus menerus atau continous improvement. Apabila kita telah berhasil menyelesaikan sebuah masalah, menaikkan nilainya dari nol menjadi lima, apakah itu merupakan capaian yang paripurna? Apakah kita masih bisa meningkatkan value-nya menjadi tujuh, delapan bahkan sepuluh? Jika masih mampu, maka buat rancangannya kembali menggunakan kanvas A3 Report.
Pertanyaan selanjutnya, ketika sudah mencapai angka sepuluh apakah kita sudah berhenti untuk melakukan improvisasi? Jawabannya, tentu tidak. Masih ada banyak problematika lain yang mengantre untuk diselesaikan. Nilai sempurna pada satu masalah tidak berarti banyak saat di hadapan kita menunggu seribu urusan lainnya. Agaknya memang benar bahwa manusia dan persoalan itu adalah sepasang kekasih yang terjebak dalam love-hate relationship.
