Seri Belajar Cara Belajar : Mencari Solusi tanpa Repot Lewat A3 Report
“Pelaut handal tidak akan pernah terlahir dari lautan yang tenang”
Hidup memang sepertinya ditakdirkan untuk disesaki oleh ratusan ribu permasalahan. Manusia dan problematika layaknya satu kesatuan tak terpisahkan. Mereka saling mengada dan meniadakan satu sama lain. Bahkan, manusia bertahan, tumbuh dan berkembang karena sekelumit perkara yang terus membersamai dirinya. Sebab. bersama setiap jengkal kesulitan, di situlah manusia menunjukkan eksistensinya melalui kerja-kerja di ruang pemikiran. Seorang filsuf sekaligus ilmuwan asal Perancis, René Descartes telah menuangkannya dalam sebuah gagasan pada buku Discourse on the Method of Rightly Conducting One’s Reason and of Seeking Truth in the Sciences yang berbunyi :
Cogito ergo sum - Aku berpikir maka aku ada
Kabar baiknya, manusia yang diberi anugerah berupa jalan hidup yang terjal, penuh onak dan duri akan lebih matang kepribadiannya. Dia menjadi seseorang yang bijaksana karena telah melewati banyak tempaan sehingga memiliki keluasan pandangan, mampu memahami setiap jengkal prespektif dengan penuh ketakziman. Kendalanya satu, tidak banyak orang yang tahan dan sabar ketika diceburkan ke dalam Kawah Candradimuka, sekalipun ia tahu jikalau ujian itu akan baik untuk dirinya kelak.
Namun, tenang saja kawan. Saya rasa tidak ada masalah yang tidak mempunyai penyelesainnya. Mari kita sambut pahlawan bertopeng kita, A3 Report pipipipipip ! Bagi yang berkecimpung di dunia manufaktur dan industri yang menjalankan konsep lean manufacturing pastinya tidak asing dengan metode yang satu ini. Untuk teman-teman yang awam, yuk kita berkenalan lebih dekat dengannya.
A3 Report sendiri adalah salah satu metode problem solving yang digunakan untuk memecahkan suatu permasalahan kompleks dengan terstruktur dan sistematis, sehingga memudahkan kita untuk memetakan persoalan secara bertahap. Metode A3 Report dikembangkan oleh Toyota sebagai implementasi visual dari siklus PDCA (Plan-Do -Check-Action).
Seperti namanya, metode A3 Report menuangkan seluruh tahapan perencanaan dalam memecahkan masalah dari pemilihan tema, latar belakang hingga pelaksanaan solusi serta pengawasan cukup hanya pada satu lembar kertas berukuran A3. Slide presentasi kita yang terdiri dari belasan atau bahkan puluhan halaman itu dapat disampaikan dengan padat, jelas dan ringkas sekedar menggunakan satu kertas saja. Di satu sisi, cara ini sangat berguna bagi presentator yang cuma memiliki waktu terbatas untuk memaparkan suatu problem beserta jalan keluarnya. Di sisi lain, audiens dimudahkan dalam memahami konteks uraian masalah dikarenakan sistemnya yang runtut dan tidak bertele-tele. Win-win solution yang manis untuk semua pihak.
Kemudian ada pertanyaan, apakah A3 Report ini hanya bisa digunakan dalam lingkup pekerjaan saja? Apakah bisa diterapkan untuk menyelesaikan masalah yang muncul dari aktivitas sehari-hari? Ada beberapa alasan mendasar mengapa saya memilih memperkenalkan konsep ini terlebih dahulu ketimbang metode lainnya.
Pertama, A3 Report relate dan aplikatif di keseharian kita. Saya berkecimpung di dunia industri manufaktur yang menerapkan lean manufacturing system kurang lebih selama tiga setengah tahun. Sepanjang itu pulalah saya mengikuti pelatihan sekaligus sebagai praktisi metode A3 Report, sebab mekanisme presentasinya dipakai hampir di seluruh meeting perusahaan, baik saat asakai, monitoring dan evaluasi maupun sesi kaizen rally. Saking seringnya dipakai, saya menemukan hipotesis bahwa konsep yang tertuang di A3 Report adalah sistem berpikir manusia yang digambarkan secara nyata dan disajikan bertahap satu per satu secara runtut. Hal ini jelas memudahkan kita untuk membagi suatu perkara yang lingkupnya terlihat luas dan umum, menjadi langkah-langkah kecil, sehingga otak dapat lebih fokus serta ringan dalam bekerja.
Kedua, A3 Report membantu kita berlatih untuk berpikir secara analitik, objektif dan terstruktur. Dalam metode A3 Problem-Solving, kita didorong untuk menunda tindakan yang reaktif (sebagai reaksi natural manusia jika menghadapi masalah) hingga mereka mendapatkan pehamaman yang benar-benar jelas mengenai masalah. Pengetahuan dan pemahaman akan fakta yang spesifik dari suatu permasalahan sangat kritikal dalam usaha mencari jalan keluar. Untuk mendapatkannya, Anda harus mengesampingkan subyektifitas dan menggantinya dengan fakta-fakta. Untuk mengetahui fakta secara akurat, kita harus mencarinya secara langsung. Bukan hanya melalui laporan dan pendapat orang lain. Kita kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya secara langsung di lapangan. Data-data yang didapatkan nantinya juga akan membantu dalam proses penjabaran masalah.
Ketiga, A3 Report merupakan sistem pelaporan yang sangat ringkas dan sederhana dengan dampak luar biasa. Seperti yang telah saya singgung di atas, cukup melalui selembar kertas berukuran A3, kita sudah bisa menyajikan data secara menyeluruh. Apalagi kini kita hidup pada era yang bergerak serba cepat dan serba ringkas. Tidak banyak lagi yang rela mendengarkan ceramah, presentasi atau pidato panjang yang memakan waktu lama.
Jadi, sekarang kita mengetahui salah satu alasan mengapa Toyota mampu bertahan lama dan berkembang seperti saat ini. Selanjutnya, giliran kita yang melakukannya.
